Cecilia Olaso, responsable de Marketing de Yooz: “En el caso de las pymes, la automatización es importante porque es un primer paso que pueden dar hacia la transformación digital»

Adrián Fernández / Madrid

Mejorar sus resultados y ser más eficaces son dos de los objetivos fundamentales de cualquier pyme. Para ello, muchas veces, hay que eliminar tareas que son muy repetitivas, costosas e incluso aburridas.

Yooz es una empresa que se encarga de ayudar a las pymes a eliminar los procesos manuales de muchas empresas. Cuenta con una herramienta que permite automatizar más del 80% del procesamiento de facturas y es muy sencilla de utilizar. Cecilia Olaso, responsable de Marketing de Yooz explica a nuestros lectores que “Yooz le puede aportar a las pymes muy fácil y rápidamente; ahorro de tiempo y dinero, productividad de sus procesos, acceso a datos para la toma de decisiones estratégicas y un ROI casi inmediato”. Para automatizar los procesos, esta empresa utiliza tecnologías mayormente usadas por las grandes organizaciones como son la inteligencia artificial, la automatización robótica de procesos (RPA) o el Incremental Learning y las hace accesibles a todas las empresas.

La empresa ha llegado a España este año con el objetivo de ayudar a implementar la transformación digital de las pymes. Cecilia afirma que su aceptación está siendo muy buena y que “hay interés, hay curiosidad por saber cómo funciona y apertura para evaluarlo como una opción a implementar”.

¿Por qué es importante que las pymes automaticen sus procesos financieros?

En primer lugar, la automatización de los procesos financieros es importante para una gran cantidad de empresas que cuentan hoy con procesos manuales. En el caso de las pymes, la automatización es importante principalmente porque es un primer paso que pueden dar hacia la transformación digital de su empresa que les va a dar un retorno sobre la inversión inmediato. ¿Por qué la transformación digital es importante para las pyme?; porque es lo que las va a ayudar a diferenciarse de la competencia y “sobrevivir” a los cambios que ya están pasando.

Ahora, hablemos de la importancia particularmente para este tipo de empresas:

Ahorro de tiempo de los empleados: las pymes necesitan departamentos eficientes, y para lograrlo, necesitan procesos eficientes. Contar con procesos manuales enlentece mucho, en el caso de las Cuentas a pagar, los plazos de validación, ingreso de facturas, pagos, etc. Para ponerlo en cifras; según un estudio de Paystream advisors, aquellas empresas con procesos manuales tienen ciclos de tratamiento de facturas de 45 días mientras que aquellas que tienen procesos automatizados tienen ciclos de tratamiento de 5 días. Creo que esto lo dice todo.

Ahorrar tiempo suele ahorrar dinero. Esto es clave para la competitividad de una pyme en el mercado; sobre todo en el contexto de crisis sanitaria actual. Nuevamente, si vamos a las cifras; el procesamiento manual de una factura cuesta entre 9 y 20 €. Con un proceso de Cuentas a pagar automatizado se puede aumentar la productividad casi inmediatamente y hasta un 80%.

Los procesos manuales suelen ser grandes fuentes de errores y las pymes, este tipo de errores los pagan más caro; pagos duplicados, errores en el ingreso de datos bancarios, etc. Con procesos automatizados este margen de error se reduce a cero.

El teletrabajo. Esta nueva modalidad nos a sorprendido a todos; desde la empresa más grande hasta la más pequeña. Contar con sistemas que le permitan a los equipos seguir trabajando desde sus casas o desde cualquier lugar garantiza la continuidad del servicio y de la empresa.

Por otro lado, y para ir redondeando; la automatización de los procesos financieros permite tener acceso a datos; de eso que tanto oímos hablar pero que a veces suele ser difícil de visualizar su utilidad. Hoy en día es fundamental; sobre todo en este contexto de crisis en donde quien tiene acceso a datos, a analizarlos y a tomar decisiones estratégicas con información en tiempo real, es quien sale mejor posicionado de esta crisis. Esto para una pyme es vital; puede ser un gran “salvavidas” y una forma de diferenciarse de la competencia.

¿Qué factores son determinantes para automatizar procesos financieros?

La necesidad de agilizar procesos que hoy en día son tediosos, poco ágiles, poco eficientes y grandes consumidores de tiempo y dinero.

La necesidad de adentrarse en la transformación digital. Se lo ha oído ya pero creo que la pandemia lo ha dejado más claro aún; quienes no se digitalizan, no “sobrevivirán”. Es ahora el momento de hacerlo, de armar un plan de digitalización y dar un primer paso.

Sin embargo, aunque parezca extraño, seguimos enfrentándonos a algunos prejuicios sobre la implementación de proyectos de este tipo. ¿por qué? Porque antes solían ser proyectos reservados únicamente para aquellas grandes empresas con tiempo y dinero para invertir en ellos. Hoy esta realidad cambió. Implementar un proyecto de automatización puede hacerse rápido, fácil y accesible a todos. Por supuesto hay que ver herramienta por herramienta porque no es generalizable pero ya existen soluciones que han democratizado la automatización de los procesos financieros.

¿Cuándo se creo Yooz?

Yooz se creó en 2010 en Francia como parte del grupo ITESOFT-YOOZ.

¿Cómo ayuda Yooz en la digitalización de las pymes?

Un poco sobre lo mismo: Es una forma rápida, fácil y accesible de empezar a implementar la transformación digital en las empresas. Es un primer paso; claramente no lo es todo, pero es un primer paso que se puede dar de inmediato, sin necesidad de dedicar semanas o meses a su desarrollo y planeamiento y además, sin necesidad de invertir grandes sumas de dinero en capacitaciones ni implementación.

Más concretamente; Yooz le puede aportar a las pymes muy fácil y rápidamente; ahorro de tiempo y dinero, productividad de sus procesos, acceso a datos para la toma de decisiones estratégicas y un ROI casi inmediato; ideal para el modelo de una pyme ya que no todas pueden esperar 2, 5 o 10 años para ver un retorno de su inversión.

¿Cómo funciona?, ¿Qué procesos agiliza?

Yooz automatiza el proceso de las Cuentas a pagar; es decir, todos los documentos involucrados desde que se quiere hacer una compra hasta el pago del proveedor y su respectivo asiento contable.

Pongamos un ejemplo:

El empleado Juan quiere comprar un ordenador porque se le ha roto el suyo que le dio la empresa. Juan pide un presupuesto a un proveedor; lo ingresa digitalmente en Yooz y este pasa a lo que llamamos, la ruta de validación; es decir, el responsable de Juan validará o no, esa compra. Esto es claramente adaptable según los procesos de cada empresa y puede haber varias rutas de validación, así como también varios “validadores” en cada una de ellas.

Cuando el responsable de Juan valide el presupuesto; se genera automáticamente la orden de compra con todos los datos del proveedor. Juan es notificado y se envía la orden de compra al proveedor.

Cuando el proveedor entrega el ordenador; la factura es ingresada en Yooz. No importa como llegue; ya sea en formato papel o digital (cualquiera sea), Yooz es capaz de integrarlo a través de su captura omnicanal (escáner multifunción, aplicación móvil, email o casilla de correo). Yooz lee e interpreta la factura; registra los datos clave de esta y la pasa a la ruta de validación que corresponda para su pago. El asiento contable es generado automáticamente para alimentar el ERP o el sistema contable del cliente, cualquiera que sea.

De esta forma se tiene un registro completo de toda la actividad realizada sobre cada documento, además de contar con todos los documentos ya digitalizados y accesibles para todos los autorizados, a través de la búsqueda tipo Google de consultación electrónica.

¿Qué empresas trabajan con vosotros?

Tenemos más de 4000 clientes en más de 33 países.

Algunas de las empresas que ya automatizan sus Cuentas a pagar con Yooz: Five Guys, Gameloft, La Saleta, Mazars, Deloitte, BDO, Grant Thornton, PwC, Novotel, Marriott, Best Western, Mercure, Holiday Inn, Kyriad, Credit Agricole, Salsaritas, Sandaya, Adopte un mec, ¡Y más!

¿Cómo Yooz es capaz de integrar todos los sistemas?

Yooz se integra a través de conectores de forma bidireccional con todos los sistemas que puedan ya existir en una empresa. ERPs, GED, CRM’s y otros. Tenemos más de 250 conectores hacia ERPs y sistemas contables y generamos nuevos todos los días para acompañar el crecimiento de nuestra cartera de clientes.

¿Cómo creeis que está de preparado España para Yooz?, ¿y su aceptación como está siendo?

España está preparado para Yooz, lo hemos comprobado en estos últimos meses. La aceptación es muy buena, sobre todo en este momento tan particular que estamos viviendo en donde no sabíamos mucho qué esperar. Sin embargo, la respuesta está, hay interés, hay curiosidad por saber cómo funciona y apertura para evaluarlo como una opción a implementar. Ahora hay que animarse a probarla; es gratis, así que… ¡cero riesgo!

¿Cuál es el futuro de la empresa?

En el futuro más cercano, terminar de instalarnos en el mercado español y liderar el mercado en materia de automatización de las cuentas a pagar. En 2021 la intención es de empezar a desarrollar el mercado latinoamericano.

¿Cómo vivió Yooz la crisis del coronavirus?

¡Bien encerrados! Desde el primer día estuvimos todos en teletrabajo, por supuesto, los primeros días o semanas fueron de mucha incertidumbre (creo que para el mundo entero fue así). Sin embargo, en todo momento tuvimos apoyo de nuestros superiores, acompañamiento, nos fueron informado de todas las decisiones y de los pasos a seguir, pero sobre todo; nada cambió. Seguimos trabajando todos aún más unidos que nunca, encontramos gran utilidad en un montón de herramientas digitales que teníamos desde hace años pero que no las explotábamos al máximo y por suerte, la actividad siguió y hasta en algunos departamentos el rendimiento hasta mejoró. Personalmente creo que la gran diferencia estuvo en contar desde antes, con las herramientas necesarias para poder trabajar a distancia (un ordenador portátil, móvil, internet, auriculares profesionales para nuestras llamadas y sistemas que nos permitieron seguir en contacto entre nosotros y con nuestros clientes.

En cuanto a ventas, por suerte el interés aumentó porque contar con un sistema automático y accesible a distancia llamó la atención de varios directores financieros y de compras porque era una herramienta que de forma fácil, rápida y accesible les permitió continuar con la actividad.

¿Es Yooz un sistema flexible?

Si, 100%. Yooz se adapta a cada empresa y a los sistemas que ya puedan estar instalados en ella. Es interoperable con diversos sistemas, sobre todo ERPs, como te comentaba antes. Los workflows de validación, la cantidad de usuarios, la cantidad de sociedades a gestionar, etc, todo es configurable y parametrable según las necesidades y el perfil de cada empresa. Incluso el plan tarifario por volumen de documentos procesados lo hace aún más adaptable.