¿Gestionas bien tus gastos corporativos?

Redacción

18 de septiembre 2015

¿No estás satisfecho con la gestión que llevas a cabo de los gastos de tu empresa, por desconocimiento o falta de control? Si ese es tu caso, compartes la misma impresión que el 60-70% de los responsables (directores financieros, administrativos y de tesorería) que la compañía Sodexo ha detectado a partir de un estudio realizado por Numsight sobre la gestión de gastos de empresa en las organizaciones. Principalmente, el grado de insatisfacción se deriva de lo pesado de la gestión y del control. El mencionado estudio revela que dentro de una empresa existen entre dos y tres modelos de gestión lo que complica los procesos y la contabilización en los sistemas de la empresa. Además, el 60% de las empresas siguen gestionando anticipos a sus equipos que se controlan de manera muy manual una vez se ha producido el gasto. En el caso de la mediana empresa, en torno a un 24% declararon no saber a dónde iba el gasto de sus empleados, una circunstancia nada favorable para una buena gestión de la facturación global, teniendo en cuenta que los gastos por empleado ascienden a 2.000 euros anuales en este tipo de empresas.

Pero, ¿cómo puedo mejorar estos trámites en mi pyme? 

Sodexo Beneficios e Incentivos pone a disposición de las pymes la nueva tarjeta de empresa Business Pass, con la intención de ayudar en el ahorro, control y facilidad en la gestión de los gastos profesionales. Óscar Massó, director de Marketing y Comunicación de Sodexo Beneficios e Incentivos nos explica que “Analizándolo con nuestros clientes hemos podido saber que puede llegar a robar una hora cada mes al empleado que pasa los gastos, además del tiempo que lleva en los equipos de contabilidad que dependiendo del volumen se estima en 1 o 2 horas al mes por empleado”.

Otro elemento que explica el nivel de insatisfacción sobre la gestión de los gastos en la empresa son las dificultades encontradas en la recuperación del IVA. Maria Antonia Azpeitia, socia de Baker & McKenzie y experta fiscalista, nos aclara: “Hay muchas leyendas urbanas, pero la ley es muy clara al respecto. No es posible deducir el IVA de los tiques de gastos deducibles de empresa en los que incurren los empresarios, autónomos y sus empleados en el ejercicio de su actividad profesional. Se necesita una factura completa”.

Pongamos un ejemplo… 

Una empresa mediana adscrita al nuevo servicio de Sodexo, con 160 empleados, de los cuales 60 realizan gastos corporativos con un total al mes de 24.600 euros, fruto de una media de 75€ en taxi, 80€ en combustible y 255€ en comidas de negocios, acumulan un IVA deducible de 2.663 euros que no se recupera además de 150 horas de gestión a lo largo del proceso que se pierden. Además las empresas ponen en riesgo la deducción (Impuesto de Sociedades/IRPF) por un importe de 5.481 euros al no contar trazabilidad efectiva de los gastos.

Gracias al acuerdo firmado con DevoluIVA, el servicio Business Pass logra un ahorro importante a través de la deducción del IVA al conseguir que cada gasto corporativo que se consuma en la red DevoluIVA se convierta en una factura homologada por Hacienda, frente al uso de tiques que no sirven para deducir el IVA, dado que “a la hora de pagar siempre hay que solicitar una factura. Es requisito indispensable que exista una identificación tanto del emisor como del receptor del servicio y eso solo se puede garantizar con una factura, ya que los tiques solo identifican al prestador del servicio”, según Maria Antonia Azpeitia.

Con solo pasar la tarjeta Business Pass se incorpora la recepción de facturas normalizadas y electrónicas, e incorpora la identificación automática del IVA, sin que el usuario tenga que hacer nada, gracias a su partner DevoluIVA. Mediante el uso del nuevo servicio, la empresa recibe luego en formato digital esa factura normalizada para su gestión en la declaración de IVA.

De este modo, Business Pass es la única tarjeta en el mercado que además de facilitar la gestión del IVA propone un modelo de control también nuevo en el mundo de las tarjetas corporativas. De hecho, la gran ventaja es que controla el gasto a priori, lo que evita sorpresas a posteriori y ahorro en tiempo de control, supervisión y gestión de gastos. “¿Cómo? Es sencillo, con una personalización del uso de la tarjeta por perfiles de empleados. Por ejemplo, desde una tarjeta que se usa solo de lunes a viernes, en restaurantes por 25 euros al día, a otra con opción a pagar en toda la red VISA desde vuelos a hoteles, alquiler de coches, combustible o restaurante, pongamos por casos”, explica Óscar Massó, quien destaca la oportunidad que además aportará la información recogida a través de Business Pass, para una segmentación óptima por perfiles en cuanto a sus gastos profesionales”.