Adrián Díaz-Caneja | Madrid
Hablamos con Álvaro Dexeus, Director de Pleo para el Sur de Europa, sobre la gestión de los gastos y cómo la digitalización nos permite optimizar los procesos, agilizarlos y realizar continuos ajustes.
- ¿Cómo simplifica una fintech como PLEO la gestión del gasto en las empresas?
Pleo se creó para eliminar los procesos manuales de los equipos financieros, que consumen mucho tiempo, y, al mismo tiempo, proporcionar a los usuarios finales, que son los empleados, la posibilidad de comprar lo que necesitan para hacer su trabajo, sin tener que pagar de su bolsillo.
El sistema Pleo permite ver en tiempo real los gastos de los empleados, lo que significa que los equipos financieros ya no tienen que dedicar tiempo a buscar, etiquetar, cargar y cuadrar los gastos de la empresa. Lo que se traduce en un sinfín de horas en términos de automatización de dichos procesos. Y es que, las empresas de toda Europa dedican más de 5 horas al mes a la búsqueda y registro manual de reclamaciones de gastos, lo que supone más de una semana completa al año. Con Pleo esto ya no pasa, la plataforma rastrea y clasifica automáticamente los gastos, lo que significa que los equipos financieros pueden verlos en tiempo real en cualquier momento.
- ¿Hay una falta de cultura financiera de los emprendedores en España? ¿O es falta de experiencia en la gestión?
En los últimos años, el panorama empresarial ha experimentado grandes altibajos, como el Covid, el auge del comercio electrónico post-Covid, y la inestabilidad económica derivada de la inflación. En este contexto de condiciones de mercado cambiantes, los profesionales financieros tienen un papel cada vez más crítico a la hora de dotar de músculo a la empresa para que pueda operar de forma proactiva, obtener información rápida sobre los impulsores del rendimiento y realizar los ajustes necesarios tanto en la estrategia empresarial como en las operaciones.
Los equipos más pioneros han comprendido la necesidad de que sus procesos financieros sean transparentes, claros y eficientes. Sin embargo, nuestros estudios muestran que menos de la mitad de las empresas españolas tienen el nivel necesario de visibilidad y control sobre sus gastos, algo sin duda fundamental para poder, entre otras cosas, aportar perspectivaa la empresa.
Los directores financieros también deben poder trazar la estrategia empresarial y mitigar riesgos, combinando de forma adecuada el crecimiento, las colaboraciones y las fusiones y adquisiciones. Los profesionales de las finanzas pueden aprovechar el poder de las herramientas digitales para llevar la contabilidad, la gestión de gastos, libros e inventarios. Aunque suene obvio, son esenciales para tener esa visión de conjunto en tiempo real. Permiten automatizar la laboriosa tarea de recopilación y preparación de datos. Con unos pocos clics, los responsables de la toma de decisiones pueden acceder a información financiera clara y actualizada. Los directores financieros pueden ver al instante toda la información que necesitan para tomar decisiones prácticas basadas en datos y dirigir la empresa.
- Si tuviera que dar una recomendación, además del uso de PLEO, en la gestión de gastos al frente de una empresa ¿Cuál sería?
En los últimos 12 meses hemos visto cómo el papel del director financiero y de los equipos financieros ha evolucionado radicalmente. Las finanzas son ahora un socio empresarial estratégico. Los estrategas financieros actuales son, ante todo, recopiladores de datos. Evidentemente, siguen haciéndolo, pero la atención prestada a las finanzas en los últimos años ha puesto en el punto de mira el papel cambiante de los departamentos financieros. Tras emerger de la pandemia a un panorama empresarial muy diferente, las empresas se han centrado sobre todo en la información y el conocimiento basado en datos. Los directores financieros y sus equipos financieros se centran en cuestiones como las previsiones de beneficios, los precios de las materias primas, las tendencias del mercado y los riesgos de crecimiento.
A raíz de esto, una disciplina de la función financiera ha comenzado a cobrar protagonismo: proporcionar visibilidad e información de gran alcance para la toma de decisiones. Al fin y al cabo, los equipos financieros proporcionan el contexto para las decisiones clave y la información sobre las prácticas más adecuadas.
Por eso es tan importante que los equipos financieros estén plenamente integrados en la empresa. A menudo se considera que las finanzas son una función administrativa. Queremos animar a todo el mundo a hablar con sus equipos financieros, a comprender mejor lo que hacen y a permitirles ofrecer apoyo estratégico a todas las áreas de la empresa. Al maximizar estas relaciones, los equipos financieros pueden obtener una visibilidad total, planificar el futuro en tiempos de incertidumbre económica y garantizar la resistencia financiera.
- En su labor como directivo, ¿considera que la incertidumbre financiera es un mayor obstáculo para las pequeñas y medianas empresas que la revolución tecnológica?
La incertidumbre financiera es sin duda un obstáculo que las empresas deben sortear, pero va de la mano de la digitalización. Las empresas deben centrarse en implantar las herramientas adecuadas y diseñar procesos escalables para evitar el trabajo manual y poder dedicar tiempo a impulsar el crecimiento del negocio, en lugar de dedicarlo a procesos largos e ineficaces. La implantación de soluciones totalmente digitalizadas e integradas ayudará a los equipos financieros a proporcionar información y conocimientos rápidos para tomar decisiones. Es muy importante optimizar los procesos para agilizarlos y realizar continuos ajustes.
- En el ámbito de la digitalización, ¿crees que iniciativas como los PERTE están ayudando lo suficiente a pymes y emprendedores para estos procesos?
Iniciativas como PERTE pueden desempeñar un papel crucial a la hora de apoyar a las pymes y a los emprendedores en sus esfuerzos de digitalización, creando empleo e impulsando el crecimiento económico. Con más de 25.000 clientes en toda Europa, vemos claramente que la digitalización es cada vez más importante para que las empresas sigan siendo competitivas y se adapten a la evolución de la demanda del mercado. La digitalización de los procesos manuales ofrece numerosas ventajas, como una mayor eficiencia, más precisión, más productividad, mejor gestión de los datos, adaptabilidad y decisiones basadas en datos. Permite a las empresas adaptarse a la era digital, seguir siendo competitivas y posicionarse para el éxito a largo plazo. De hecho, se calcula que la digitalización podría aumentar el PIB español entre 1,5 y 2,5 puntos cada año hasta 2025 y mejorar la productividad de las pymes entre un 15 y un 25%. Con una oportunidad tan grande, me gustaría que se invirtiera más en estas iniciativas para ver realmente el impacto.
Es importante señalar que el impacto de estas iniciativas puede variar en función del contexto específico, el sector y la disposición de las pymes y los emprendedores a adoptar la tecnología digital. En nuestro reciente informe El estado del gasto en las empresas, descubrimos que, si bien la mayoría de las empresas españolas siguen utilizando procesos manuales y que consumen muchos recursos, el 38 % se ha apresurado a digitalizar los procesos y ahora lucha contra la sobrecarga de software y de herramientas que no funcionan de forma complementaria, por lo que es fundamental que las empresas adopten un enfoque holístico de la digitalización para garantizar el éxito a largo plazo en el panorama digital.
Además, en lo que a legislación se refiere, la ley Crea y Crece, aprobada en septiembre, estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas aquellas operaciones comerciales realizadas entre empresas y autónomos. Si bien es cierto que existe un periodo de adaptación, no hay tiempo que perder. Sabemos por experiencia que implantar las herramientas digitales adecuadas requiere un cambio en la cultura empresarial, por lo que abordar esta cuestión ahora ayudará a profesionales y empresas a evitar problemas en un futuro no tan lejano.
