Cuatro formas de aumentar tu productividad con una buena planificación

Redacción

LanceTalent

Todos queremos que el día nos dé para hacer más cosas, tanto en lo profesional como en lo personal. Encontrar una manera de planificar nuestro día es el primer paso para lograr una mayor productividad. Si bien es cierto que no a todos nos funcionan las mismas técnicas, a continuación te presentamos 4 consejos básicos que te ayudarán a organizar tu jornada laboral de forma más eficiente.

1. Considera un día sin ninguna reunión

Elige un día (o medio día) a la semana en el que no planifiques ninguna reunión y marca las tareas más grandes (aquellas que te van a llevar más de 30 minutos completar), con una fecha de vencimiento para tu próximo día sin reuniones.

¿Por qué funciona?

Tener un día entero lejos de reuniones te permite centrarte y terminar los grandes proyectos que a menudo quedan interrumpidos y a medio hacer el resto de los días de la semana. Una vez que implementas un día sin reuniones, descubrirás que se convertirá en tu día más productivo de la semana. De esta manera conseguirás reducir tu nivel de estrés al ir cerrando y terminando las tareas más urgentes.

2. Conoce tus horas más productivas

Después de un tiempo trabajando de la misma manera ya sabrás cuál o cuáles son tus momentos más productivos del día y aquellos en los que tienes menos energía. Aprovecha esos momentos de bajón para hacer frente a las tareas que requieren menos capacidad intelectual y que puedes realizar de manera más automática, y marca tus momentos más creativos para llevar a cabo a las tareas más grandes.
Utiliza etiquetas o crea secciones en la lista de tus tareas pendientes para indicar si una tarea es pequeña o grande. De esta manera, cuando tienes poco tiempo, se lo dedicarás a las tareas pequeñas y cuando puedes disponer de más horas de concentración, te pondrás con las tareas más importantes.

¿Por qué funciona?

Una de las mayores razones por las que perdemos el tiempo es por una mala planificación. Tratar de abordar los proyectos grandes en los momentos en los que más necesitas un descanso es una mala idea. Si eres consiente de cuándo son tus horas de mayor actividad y las utilizas a tu favor, notarás una gran diferencia.

3. Prueba la Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro aboga por romper grandes proyectos en tareas más pequeñas y alcanzables, distribuidas a lo largo del día y – sobre todo – separadas por descansos frecuentes. Cada tarea no debería requerir más de 25 minutos y los descansos deben de ser de entre 5 y 30 minutos, dependiendo del tiempo que necesites para recargar pilas antes de empezar la siguiente tarea.

¿Por qué funciona?

La Técnica Pomodoro es una filosofía de gestión de tiempo que optimiza los tiempos de trabajo para evitar la fatiga mental. De esta forma serás más eficiente y estarás mucho más motivado.

4. Deja tiempo para organizar tu día

Deja libres unos 30 minutos a primera hora de la mañana y utiliza ese tiempo para organizarte y responder emails. Organiza también las nuevas tareas y prioriza tu trabajo para concentrarte en las más urgentes.

¿Por qué funciona?

Los días en los que estás constantemente respondiendo emails, distrayéndote con una nueva tarea o averiguando qué tienes que hacer a continuación, son los menos productivos y los que más van minando tu energía. Si haces una limpieza de tu escritorio antes de empezar el día y lo organizas de la manera adecuada, conseguirás sacar el trabajo adelante en mucho menos tiempo de lo que esperabas.